電子文書管理システム支援
情報化社会の到来により、最近では自治体においても紙文書同様に電子文書が増えてきております。これら両者をどう統合して管理していくか。システム導入に当たって運用面からの 支援をいたします。
電子文書とファイリングシステム
自治体の情報公開条例では、公文書は紙文書の他に図画及び電磁的記録もその対象となっています。紙文書については、ファイリングシステムの導入により共有化し、ファイル基準表に登載して管理しますが、電子文書も紙文書に準じ、文書の作成から廃棄までのライフサイクル管理を同一の基準で実施します。
文書分類基準、保存期間基準、ファイル名付与基準、ファイル管理単位等は電子文書と紙文書と同一とします。
紙文書の場合、保管場所がキャビネット、保管庫及び文書保存書庫等になりますが、電子文書は文書管理システムサーバーとなります。
総合文書管理システム導入支援
総合文書管理システム導入に当たっては、自治体の文書管理の実情を踏まえた改善課題を抽出し、電子役所に対応した文書管理改善方策を策定支援いたします。
文書管理事務の仕組みの現状を十分に把握改善しないまま文書管理システムを導入すると、効果は望めず、かえって仕事がやりにくくなり、マイナス効果になる恐れがあります。
そのため、当社では現状の文書管理の実態を把握し、現状の文書管理事務と今後の電子文書と紙文書の総合的なあるべき姿を想定し、現状文書管理事務を改善した後、システム導入することをお勧めいたします。
