公文書管理法対応支援

公文書等（国の行政文書等）は、国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録であり、国民共有の知的資源です。 このような公文書を適切に管理し、その内容を公正に伝えることは国の重要な責務です。同様のことが自治体にも言え、地方公共団体も準拠することが求められています。

当社では適正な運用管理に必要な施策とその対応について支援いたします。



公文書管理法の要求事項


１．「文書の追跡可能性（トレーサビリティ）」を確保する

●文書の誤廃棄や行方不明を防止するとともに、
●過去の記録の利用を容易にし、
●業務の効率化を図るため、
随時文書の所在を特定できる文書管理システムを導入する。


２．「文書管理に対する信用（クレディビリティ）」を確保する

●文書作成義務の法定化
●文書管理の基準の明確化
●公文書管理担当機関の関与等により、文書管理サイクル全体を通して適切な管理を行う体制を整備する。


３．「文書の利用可能性（アクセシビリティ）」を確保する

●国民の共有財産、知的資源である公文書の利活用を促進するため、国民に対して、利用機会の更なる充実、利便性の更なる向上を図る。


公文書管理法対応のための方策

公文書管理法第３４条では「地方公共団体は、この法律の趣旨にのっとり、その保有する文書の適正な管理に関して必要な施策を策定し、及びこれを実施するよう努めなければならない」と規定されており、努力義務が課せられています。

自治体における公文書管理の現状は、まだまだ公文書が私物化され、共有化が徹底できず、本法の規定内容にほど遠く、改善すべき点が多々あります。

当社はこれらの社会的ニーズに対応すべく、次の点を中心に対応・支援をいたします。


１．公文書管理の見直し整備

・公文書の私物化排除
・公文書の共有化の徹底


２．ファイル基準表（公文書目録）の精度向上

・現有公文書とファイル基準表の整合性確保
・ファイル基準表による文書ライフサイクル管理の実施


３．保存文書目録の精度向上

・保存文書の確実な引継ぎの実施
・保存文書目録の完備


４．歴史的価値文書の管理体制の確立

・現用文書、非現用文書、歴史的価値文書の選別
・保存期限満了文書の移管体制の確立


５．公文書管理体制の確立

・文書取扱規程の遵守（文書管理条例化）
・監査責任者の設置
・文書管理者の責務の明確化




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