ファイリングシステム導入支援

自治体の文書管理の現状は、業務−担当者−文書と三位一体の関係が強すぎ、職員は自分で作成したり使用する文書は自分のものであるという意識で、 個人個人机上、下に私物化している現象が見られます。
これらの問題を解決し、公文書を公のものとして体系的に整理して共有化し、同一保管単位であれば誰でも即時(30秒以内)で検索できるよう仕組みを構築します。



ファイリングシステム導入の狙い

ファイリングシステムの導入に当たっては、下記の狙いで数値目標を掲げ、目標を達成できるよう、自治体の皆様と一緒になって全員参加で新しいシステムを構築します。



組織体の活動を記録として蓄積し、必要な人が必要な時に、必要な文書を効率よく活用できる仕組みを構築し、 業務処理の効率化と合わせ、意思決定の最適化と住民サービスの向上をはかります。



執務室内文書量の減量
目標:1人当たり文書量
2fm以下
1件当たり文書検索時間
30秒以内
保管・保存・廃棄の割合
20:30:50%
バーチカルファイル率
80%以上


fm(ファイルメーター)は文書量をはかる単位であり、文書を積み上げた高さを測定して表します


平成15年度以降導入主要自治体

執務室内保管文書の減量率
(%)
1件当たり保管文書検索時間(秒)


ファイリングシステム導入例



情報共有化の体質づくり  公文書の私物化排除

業務処理効率化の基礎づくり  業務の効率化

変化への対応(組織変更・人事異動)  ファイル基準表の整備

セキュリティポリシィへの対応  個人情報保護

情報公開法及び公文書管理法への対応  情報公開目録の整備



全職員への文書管理意識の高揚(全職員研修の実施と徹底した現地実地指導)

バーチカルファイリングシステムの導入(全部門完成検査合格レベル(80点)の達成)

公文書の体系的分類整理による共有化の徹底(仕事の可視化)

情報公開対応のためのファイル基準表の完備(現有文書とファイル基準表の整合性確保)

保存文書管理の見直し整備(保存文書目録の完備と保存書庫の運用管理の見直し)

保存年限の見直しによる保存文書の削減(永年保存年限の有期限化・保存年限の短縮化)

公文書管理法への対応(文書取扱規則の見直し)(歴史的価値文書の整備、明確化)



職員研修以降のステップは、各ブロック(10〜15課)別に3〜4ヶ月のサイクルで分割して実施指導いたします。




ファイリングシステムを効率よく導入するサポートシステムのご用意

文書管理改善でファイリングシステムを導入するためには、手作業のみでは効率の良い永続的な文書管理の実現はできません。
導入を支援する管理用ツールを併用して、初めてその目的は達成すると言えます。当社はファイリングシステム導入〜維持管理までをサポートするために、導入支援・管理用ツールをご利用いただいております。





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