新庁舎対応支援

新庁舎建設は文書管理の見直し整備の絶好のチャンスと思われます。当社といたしましては、 文書管理のあるべき姿を基に更にグレードの高い次の三本の柱を基本的構築の狙いとして支援いたします。


新庁舎対応の文書管理



　行政改革・意思決定の最適化

ファイリングシステムの導入は、新庁舎に移転するに当たって、文書の見直し整理をはかるための単なる文書管理改善ではありません。公文書の共有化を通して仕事を見えるように可視化して、現状の業務処理上の問題を顕在化させ、業務改善をする一里塚と考えております。

情報の共有化を通して、人事異動時の引継ぎや必要な人が必要な時に必要な文書を即活用できるように業務処理の効率化と必要な情報を基に意思決定の最適化をはかることができるようにする全職員参画による業務改善の一環と考えます。


　変化に対応できる柔軟性のある庁舎

新庁舎の建設を機会に、不要文書、重複文書の排除等による文書のスリム化により、一過性の執務環境の整備のみでなく、組織体制、人員配置、業務機能変更等や新庁舎の活用面を含めた将来の社会の変化発展に対応できる柔軟性のある庁舎が求められています。

文書のスリム化、共有化により執務スペースセービングをはかり、新庁舎にふさわしいフレキシビリティに対応できる文書管理を実現して参ります。


　住民への説明責任の遂行

ファイリングシステムを通して、庁内の公文書の共有化のみでなく、今求められている住民の行政への参画による協働化のためにも、住民との情報の共有化を通して広く住民への説明責任を遂行していく情報公開制度の活性化に寄与させていただきます。



新庁舎のファイリングシステム導入事例


企画・計画部門の執務室の例

企画、計画部門の執務室内は、フレキシブルで部門間のコミュニケーションが図られ、庁内のコラボレーションが高められるような執務環境とする。

新庁舎は端から端まで全て見渡せられるよう課と課の間に背の高い文書収納什器を置かない。

窓口部門の例

来客対応部門はローカウンターを設置して、来庁者はイスに座って職員と対話ができるようにし、スピーディな対応を心がけ、来庁者を待たせないようにする。

ワンストップで届出や申請などができる総合窓口を設けるとともに、市民利用の多い窓口部門を配置し、市民の利便性を高める。

待合いロビーはできるだけ幅広くとる。

執務室内のキャビネットの例

文書はラテラルキャビネット（横型）を執務室の前後または左右に配置し、仕事が見えるように端から端まで大・中・小分類により即時検索が可能となるように並べる。

ラテラルキャビネットの扉は本体内に収納できるもので、執務時間内はオープンにして出し入れがしやすく一覧性に優れたものを設置する。


新庁舎対応文書管理支援の導入事例として、お客様の声も合わせてご覧ください。




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