業務改革支援
業務改革の視点
自治体の業務は、旧来からの前例踏襲による長年にわたって同一方式・同一手順で実施され、各プロセスの目的指向による見直し改善がされていない傾向が強いです。
この業務プロセスの改革は、現状実施している業務プロセスを抜本的に見直し、組織権限、職務分掌、内部規程、管理機能、情報システム等を再設計し、
より住民サービス向上のためより効率的、効果的プロセスを見直し改善、改革するものです。
この評価分析方法は、主として下記の三つの観点より問題を分析し、改善・改革して業務の有効性、効率性を高めるものです。主として民間企業で活用されている手法ですが、自治体においても有効であるため、定員管理が叫ばれている現在、足元の業務を見直し改善してスリム化・効率化の後、標準化を進めます。
@ 業務目的と手段の対応で有効性を評価する
期待されている業務機能に対して、現在実施している業務にミスマッチがないか。あるべき姿と実態とのギャップを把握し、手段を見直し改革する。
A 組織ニーズの重要度で機能の必要性を評価する
組織に期待されている機能に対し、それを期待通り実施しているかどうか。他部門との重複や連携不足等ないかどうか。組織の働き度合いを見て改革する。
B 人的資源の配分状況により効率性を評価する
各業務に配している人的資源の活用が十分機能しているか。
業務機能の重要度に対して職務能力のある職員が配置されているか。逆に職務能力と職階とのミスマッチがないか。人的資源の配分状況を評価して改革する。
業務プロセス改革・効率化の進め方
業務プロセス改革・効率化は下図の通り、全庁の改革方針に基づいて現行業務の実態を調査し、問題点と改革の方向性、目標を設定し、改革プランの展開・実施 をはかっていきます。
業務プロセス改革・効率化の実施手順
行政における業務処理は、保守的で属人主義傾向が強いため、業務処理上次の問題が発生していると考えられます。
職員一人ひとりに仕事を任せているため、仕事の良否、異常等が見えない
業務処理の基準、タイミングが不明確である
管理基準があいまいなため、責任・権限が不明確である
処理時間の標準がないため、担当者のやり方で時間が変わる
個人個人の業務分担が細分化され、多機能化がされていない 等
これらの問題点を解消し、業務処理の効率を上げるためには、まず現状を調査し、仕事を見えるようにして、業務の現状把握と業務のあるべき姿の
ギャップを分析して業務改革を計画し、実行します。
業務の現状把握においては、ヒヤリング等による定性的な把握と、業務分析等の定量的な把握を両面から実施します。ヒヤリング等の定性分析は、現場の声を吸い上げて、より現実性のある改革を策定する上で必要とします。一方、業務量分析等の定量的分析は、現場やトップの課題認識を客観的なデータでもって確認する上で重要となります。
現場の意見とあるべき姿の両者により、 客観性のある実現性の高い改革を進めて参ります。