文書管理
事務事業の原点である文書管理ニーズは、情報公開、公文書管理対応、新庁舎建設、執務環境整備、業務効率化、電子文書管理システム導入等多種多様です。 自治体の皆様のニーズに応じて、有効適切な支援をいたします。
ファイリングシステム導入支援
情報を伝達・共有・保存する手段である文書（紙・電子）を適正に管理し、組織や個人の業務を効率化するのがファイリングシステムに代表される文書、 記録管理の手法です。この手法を導入するための現状調査〜導入研修、維持管理まで一環して支援いたします。
公文書管理法対応支援
平成23年4月に制定された「公文書管理に関する法律」（公文書管理法）は、国の公文書管理のみでなく、各自治体の公文書についても法令遵守が求められています。
現状の自治体における文書管理は、改善すべき点が多々あると考えられます。文書管理規程の見直し条例化から文書管理の運用全般にわたり、支援いたします。
電子文書管理システム支援
電子決裁、電子申請等の電子文書管理システムを導入の場合、電子文書と紙文書を総合文書管理システムの中で統合して管理します。
電子文書は文書管理システムサーバー内で所定の保存期間管理し、満期到来時に確認の上、消去することとします。
電子文書も紙文書も媒体の違いのみで文書としての機能は同一のため、文書の作成から廃棄までのライフサイクルの管理を同一の基準で管理し、
共有化できるよう紙文書と電子文書の統合化を支援いたします。
新庁舎対応支援
現状の文書管理の実態を調査し、新庁舎建設に当たって改善すべき課題や、対応すべき方策をご提案いたします。
現在どのぐらいの文書量があるか実測調査をして、新庁舎へ引越するに当たっての減量目標や、必要とする什器の仕様、什器の必要量等も算定し、 新庁舎における文書収納スペースの適正規模の算定から、機能的・効率的な庁舎のあり方についてもご相談させていただきます。
新庁舎の構造設計と合わせて、文書管理方式により文書収納什器、収納スペース、執務室レイアウト等が影響を受けますので、庁舎の実施設計と並行して支援いたします。
執務環境整備支援（５Ｓの推進）
ファイリングシステムの導入により、私物化されていた文書管理は共有化され、仕事が見えるようになります。
この文書管理の見直し整備の機会に、さらに一歩進めて、オフィスレイアウトの改善や、机の上、保管庫の中、引出しの中などに入っている事務用品や備品、消耗品等の整理など、執務室の環境整備についても支援いたします。
