ファイリングサポートシステムのご紹介

ファイリングサポートシステムは、ファイリングシステムの導入支援・管理用のツールです。 ファイリングシステム構築段階より運用～維持管理において公文書管理をサポートし、 情報公開条例対応のためのファイル基準表及び保存文書目録等全庁の公文書を統一管理するために活用します。

当社が導入指導いたしました自治体の80％以上が本システムを使用されており、効率的なファイリングシステムの構築及び維持管理に役立てられています。

本ファイリングサポートシステムは単独での販売もしておりますので、ご検討の際はぜひご相談ください。



ファイリングサポートシステムの機能


①　文書登録・修正・削除機能

フォルダーや簿冊に収納した文書をフォーマットに入力し、現有文書の所在と管理項目を明らかにします。
ファイル単位の新規追加、更新、削除及び各項目ごとの追加、更新、修正等が簡単にできます。


②　保管文書検索機能

①で入力した項目の検索、並び替えなどができます。
主に、大分類、中分類による抽出や、小分類の個別ファイル名を指定して検索活用します。


③　ラベル印刷機能

個別フォルダーラベル、ボックスラベル、簿冊用ラベルの３種類のラベルを印刷できます。

ボックスラベルを使用するボックスファイルは、キャビネットよりファイルボックスが適している業務や、キャビネットがない部門について活用します。

簿冊用ラベル（簿冊背表紙）は、税務部門の課税台帳、財政部門の財産管理台帳、建設部門等の建設設計図書等のバーチカルファイリング方式に適さない簿冊方式で残る台帳類に限定して活用します。


④　ファイル基準表作成機能

フォーマットに入力したデータを基に、ファイル基準表を作成・出力します。

ファイリングシステムは各保管単位に管理するのが基本のため、各課単位にまとめて出力することが原則ですが、大分類、中分類単位に検索して必要部分のみ出力することも可能です。


⑤　保存文書目録作成機能

毎年度末に事務室内から保存書庫へ置き換える文書を保存年限ごとに自動抽出してリストアップし、保存文書の明細を確認するための文書引継書（保存文書目録）を作成します。

置き換える文書を文書保存箱に入れて文書主管課に移管する際に、担当課と文書主管課が相互確認するために保存文書目録を活用します。

文書主管課が指定して収納した書庫の書庫番号、棚番号、保存箱番号を所定の項目に追加入力し、移管後の保存文書の検索にも利用します。


⑥　保存文書検索機能

大分類、中分類、個別ファイル名等の検索したい項目を指定して、保存文書がどの書庫のどの棚の保存箱にあるかを検索できます。

また、廃棄年月到来文書は要否を確認して廃棄処分する必要があるため、管理部門ごとに廃棄文書対象リストを出力し、確認の上、廃棄処分をします。

廃棄後、文書主管課でファイル基準表に廃棄年月日、廃棄方法を入力します。廃棄に当たっては、歴史的価値文書については廃棄せず、公文書館、資料館へ移管することになります。


⑦　ファイル基準表更新機能

ファイル基準表は毎年度ごとに作成するものですが、自動更新機能により、毎年度初めに自動更新されます。よって、定常的に発生する文書の毎年の登録は不要です。

年度初めの一括更新により、必要とするフォルダー等も事前に一括作成して準備しておくことも可能となります。





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